Llevar la contabilidad correctamente es clave para evitar sanciones y gestionar tu negocio con éxito. Hoy te explicamos cómo hacerlo paso a paso.

¿Para qué sirve la contabilidad de un autónomo?

La contabilidad de un autónomo permite conocer la salud financiera de un negocio y tomar decisiones acertadas. Sirve para:

• Tomar decisiones. Conocer ingresos, gastos y beneficios reales para fijar precios, invertir o recortar costes.

• Cumplir con la normativa legal. Presentar correctamente los impuestos (IRPF e IVA) ante la Agencia Tributaria conforme a la Ley General Tributaria (Ley 58/2003).

• Prevenir sanciones. Justificar todas las operaciones y deducciones frente a una inspección.

¿Quiénes están obligados a llevar la contabilidad?

Todos los autónomos, excepto quienes tributan por módulos, están obligados a llevar la contabilidad, según la Ley 58/2003, General Tributaria y la Orden HAC/773/2019. En el caso de los autónomos que tributan por módulos se recomienda conservar facturas y justificantes.

¿Qué libros contables son obligatorios según el régimen fiscal?

Los libros contables constituyen un registro formal en el que se deja constancia de todas las operaciones económicas y financieras que guardan relación con la actividad que el autónomo realiza.

Dependiendo de tu régimen tendrás que llevar distintos libros:

1. Autónomos en estimación directa (normal o simplificada)

• Libro de ingresos: tendrás que registrar todos los ingresos de tu actividad, con fecha, número de factura, concepto, importe y forma de pago.

• Libro de gastos: deberás registrar los gastos relacionados con la actividad para justificar deducciones fiscales.

• Libro de bienes de inversión: esto es para activos duraderos (maquinaria, vehículos, equipos informáticos). Incluye fecha, proveedor, importe, vida útil y método de amortización.

• Libro de facturas emitidas: sirve para declarar IVA repercutido (Modelo 303 y 390).

• Libro de facturas recibidas: es para justificar el IVA soportado.

2. Autónomos en estimación objetiva (módulos)

Los autónomos en módulos no están obligados a llevar libros formales, pero sí deben conservar facturas de ingresos y gastos.

¿Qué tipo de gastos son deducibles para autónomos?

Un gasto es deducible si cumple la triple condición legal:

• Afectación exclusiva a la actividad: Debe estar directamente relacionado con tu actividad económica (principio de correlación de ingresos y gastos).

• Justificación documental: Debes tener la factura completa (no tickets simplificados, salvo excepciones) con tus datos fiscales (NIF).

• Registro contable: Debe estar correctamente registrado en el Libro de Gastos y, si lleva IVA, en el Libro de Facturas Recibidas.

Ejemplos de gastos deducibles:

• Suministros de oficina (agua, luz, gas, internet).

• Material de oficina y consumibles.

• Alquiler de despacho o coworking.

• Formación relacionada con la actividad profesional.

• Seguros profesionales y cuotas de la Seguridad Social.

¿Qué pasa si un autónomo no lleva correctamente la contabilidad? Estas son las sanciones

No llevar la contabilidad al día puede acarrear multas importantes y problemas con Hacienda. Las sanciones dependen de la gravedad de la infracción:

• Infracción leve: errores no intencionados o datos mal introducidos en los modelos fiscales. Puede suponer una multa de hasta 50% de lo no declarado.

• Infracción grave: omisión deliberada de información contable o fiscal. La multa puede ser de entre el 50% y el 100% de lo que no se pagó.

Infracción muy grave: fraude evidente o manipulación de la contabilidad. La multa puede ascender hasta el 150% del importe defraudado.